邮件合并的基本操作步骤(邮件合并的五大步骤)

藏斋文玩 2021-05-17 阅读:93
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邮件合并的基本操作步骤(邮件合并的五大步骤)
你是不是还在通过邮件单个单个地给面试人员发送面试通知书呢?
你是不是还在通过个一个地输入数据来制作员工的工资条呢?
你是不是还在用复制、粘贴的方法制作员工工作证呢?
对于这些重复性的工作,为什么不使用轻松、快速的方法来批量完成呢?
下面我们就分享一个批量生成文档的功能,那就是Word的邮件合并功能。当我们在制作文档主体内容相同,只是具体数据有变化的文档时,就可以灵活运用邮件合并功能,快速批量生成各种文档,不仅可以以邮件的形式批量发送,还可以批量打印,非常快速和方便。
1.创建数据源
在邮件合并前,需要预先设定或指定收件人信息,若是没有现成的收件人列表信息,就需要用户手动进行创建。如在“面试通知书”文档中输入收件人列表并将其保存为“面试人员信息”的列表文件,具体操作步骤如下。
Step 01 打开【新建地址列表】对话框。打开“面试通知书 .docx”文档,选择【邮件】选项卡,单击【选择收件人】下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【键入新列表】命令,如下图所示。
Step 02 单击【自定义列】按钮。在打开的【新建地址列表】对话框中单击【自定义列】按钮,如下图所示。
Step 03 重命名字段。打开【自定义地址列表】对话框,选择【称呼】字段,单击【重命名】按钮,输入名称为“职务”,单击【确定】按钮,如下图所示。
Step 04 上移字段。返回【自定义地址列表】对话框,选择【名字】字段,单击【上移】按钮,如下图所示。
Step 05 删除字段。A选择要删除的字段,如这里选择【姓氏】字段,单击【删除】按钮,在弹出的提示框中单击【是】按钮,如下图所示。
Step 06 删除其他字段。以同样的方法删除其他字段,单击【确定】按钮,如下图所示。
Step 07 确定新建地址列表。返回【新建地址列表】对话框,输入收信人信息(按【Table】键快速新建新条目),单击【确定】按钮,如下图所示。
Step 08 保存通讯录。打开【保存通讯录】对话框,选择保存位置,在【文件名】文本框中输入保存名,单击【保存】按钮,如下图所示。
2.关联数据源
在邮件合并中,用户可直接调用事先已准备的联系人列表,从而真正实现邮件批量合并的目的。
下面将已准备的收件人信息(包含在“.txt”文件中)导入面试通知书中作为合并数据,具体操作步骤如下。
Step 01 选择现有列表进行邮件合并。在“面试通知书.docx”文档中,单击【开始邮件合并】组中的【选择收件人】下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【使用现有列表】命令,如下图所示。
Step 02 选取数据源。打开【选取数据源】对话框,选择联系人列表文件保存的位置,选择保存有联系人列表数据的文件,这里选择【收件人信息】选项,单击【打开】按钮,如下图所示。
技术看板
作为邮件合并的外部数据,有3种文件类型:TXT文件、Excel文件和Access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时系统会自动将其保存为Access文件。
Step 03 确定文件信息。打开【文件转换-收件人信息】对话框,直接单击【确定】按钮,如下图所示。
3.插入合并域
数据导入文档中只是将相应的数据信息准备到位,仍然需要用户手动将对应字段数据插入对应位置,也就是插入合并域,具体操作步骤如下。
Step 01 插入姓名域。在“面试通知书 .docx”文档中,将文本插入点定位在需要插入姓名的位置,在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮,在弹出的
下拉列表中选择【姓名】选项,如下图所示。
Step 02 插入应聘岗位域。将文本插入点定位在需要插入应聘岗位的位置,在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择【应聘岗位】选项,如下图所示。
Step 03 编辑单个文档。插入合并域后,就可以生成合并文档了。在【完成】组中单击【完成并合并】按钮,在弹出的下拉列表中选择【编辑单个文档】选项,如下图所示。
Step 04 合并全部记录。打开【合并到新文档】对话框,选中【全部】单选按钮,单击【确定】按钮,如下图所示。
Step 05 查看文档合并效果。Word 将新建一个文档显示合并记录,这些合并记录分别独自占用一页,如下图所示为第 1 页的合并记录,显示了其中一位应聘者的面试通知书。



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